Proč vám třídění e-mailů zabírá čas a jak to zlomit

Vyzkoušejte „sochy a oživlé": děti se rozptýlí po místnosti, na tlesknutí ztuhnou v jakékoli pozici a na druhé tlesknutí se promění ve zvíře, které jim pošeptáte. Učí se ovládat tělo a zároveň fantazii. Další je „převozník": dvojice se drží za ruce a přenáší míč na lžíci nebo v dlaních z jednoho konce chodby na druhý. Nesmí ho upustit, jinak se vrací na start. Pozor na kluzkou podlahu, děti často běží, Freeflashgamesnow.com i když mají jít. Zaveďte pravidlo, že kdo upadne, nic se neděje, jen se zvedne a jde dál.

Většina lidí otevírá e-mailový klient několikrát za hodinu. Každé otevření znamená rozhodování: odpovědět hned, odložit, smazat, nebo si to nechat na později. Právě tohle neustálé přepínání kontextu je hlavní důvod, proč práce s poštou zabere tolik času. Prvním krokem není žádný nástroj, ale pravidlo: vypněte všechna upozornění na nové zprávy a nastavte si dvě až tři pevné doby denně, kdy poštu skutečně vyřídíte. Zbytek dne se jí nevěnujte.

Drenáž, materiál a tvar rozhodují víc než bar

Kde se investice vrátí nejdř?

Pod schody bývá málo denního světla, takže potřebujete vlastní zdroj. Nejlepší je nástěnné svítidlo s ohebným ramenem umístěné tak, aby světlo dopadalo na stránku, ne do očí. Pokud nemáte zásuvku, použijte nabíjecí lampičku, kterou jednou za čas dobijete jinde. Vyhněte se jedinému silnému světlu na stropě — v nízkém prostoru vytváří tvrdé stíny a oslňuje. Doplňte druhé, slabší světlo u podlahy nebo za sedačkou, které prostor opticky zvětší.

Největší pastí ale není nedostatek nástrojů. Je to snaha vyřídit e-maily dokonale. Lidé tráví minuty rozhodováním, do které složky zprávu zařadit, jak formulovat odpověď, jestli nechybí čárka. Přitom stačí odpovědět krátce, jasně a poslat. Pokud zpráva nevyžaduje akci, archivujte ji bez přemýšlení. Pokud vyžaduje akci, odpovězte hned nebo si ji naplánujte. Právě tohle rozhodnutí – ne nástroj – vám ve výsledku zkrátí čas strávený nad e-maily na polovinu.

Dveře mezi kuchyní a obývacím pokojem by měly být vždy zavřené, pokud se vaří. Samozavírač není módní doplněk, ale praktická součást, která zabrání zapomenutí. Pomůže i práh s těsněním a kartáčová lišta. Do spár u zárubní se vyplatí vložit samolepicí těsnění, které se stlačí při zavření. Pozor na klimatizaci a rekuperaci: pokud má systém společný odvod, musí být v kuchyni vlastní odtahová větev, jinak se pachy rozvedou do celého rekonstrukce bytu.

Jakmile máte pevné termíny, přichází na řadu filtrování. Většina klientů umí pravidla, která automaticky přesouvají zprávy do složek podle odesílatele, předmětu nebo klíčového slova. Typická chyba: lidé si vytvoří desítky složek a v nich se pak ztrácejí. Stačí tři až čtyři: „K vyřízení", „Čekám na odpověď", „Archiv" a případně „Newslettery". Pravidlo nastavte tak, aby se do „K vyřízení" dostalo jen to, co skutečně vyžaduje vaši akci. Všechno ostatní ať padá do archivu nebo se rovnou maže.

Dalším nástrojem je odklad odeslání. Když na zprávu odpovíte ve chvíli, kdy na to nemáte klid, často vznikne buď chyba, nebo zbytečně dlouhý text. Napište odpověď, ale naplánujte její odeslání na dobu, kdy ji chcete mít z krku. Tím se vyhnete tomu, že se k e-mailu budete vracet třikrát. Stejně tak používejte funkci „připomenout", pokud potřebujete odpověď od někoho jiného. Místo abyste na zprávu mysleli celý den, označte ji a nastavte datum, kdy se vám sama připomene.

Posledním a často opomíjeným nástrojem je klávesnicové ovládání. Naučte se pět klávesových zkratek, If you enjoyed this information and you would certainly such as to obtain even more facts regarding Freeflashgamesnow.com kindly see our own page. které používáte nejčastěji: odpovědět, přeposlat, archivovat, smazat a přesunout do složky. Ušetří to doslova sekundy u každé zprávy, ale při stovkách e-mailů týdně se to nasčítá do hodin. Zároveň platí, že čím méně e-mailů napíšete, tím méně jich dostanete. Pokud je to možné, nahraďte krátkou výměnu pěti zpráv jedním telefonátem nebo krátkou zprávou v jiném nástroji.

Šablony a rychlé odpovědi místo psaní od nuly Většina e-mailů, které denně píšete, se opakuje. Odpovědi na dotazy k fakturaci, potvrzení schůzky, žádosti o doplnění informací. Místo abyste je pokaždé psali znovu, uložte si je jako šablony nebo rychlé odpovědi. Ve většině klientů to funguje tak, že text napíšete jednou, označíte a uložíte pod krátkým názvem. Pak už jen vložíte a doplníte konkrétní údaje. Pozor na dvě věci: šablona nesmí znít roboticky a musí mít místo pro osobní oslovení. Pokud ji pošlete tak, jak je, příjemce to pozná a udělá to horší dojem než stručná ručně psaná odpověď.